虹桥国际科技周（Hongqiao Tech Week）是在中国工程院、虹桥国际中央商务区管委会、上海市商务委员会和上海市科学技术委员会指导下，由英富曼集团主办，定档 2026 年 11 月 20 日至 22 日。现在离展会还有三个多月，主办方还在筹备中——买家名单、论坛议程、商务洽谈细则都尚未完全公布。很多企业觉得”那等快开再说”，但真正有效的做法恰恰相反：现在把能定的事定下来，等官方信息公布后再逐项填实。这篇文章告诉你，筹备期该做哪几件事、哪些事要等消息。
筹备期准备，分两类：现在能定的，和要等消息的
展会筹备期的信息是分批公布的：定档时间、主办方背景、六大赛道与六场论坛设置、初创展位标准已经确认；但目标买家名单、商务洽谈的匹配机制与名额、论坛演讲与闭门交流的具体安排，还在推进中。因此准备策略只有一句话：把不受展会进度影响的准备工作先做起来，把依赖官方信息的动作留到信息公布后。
这样安排有两个好处：一是时间充裕，材料可以反复打磨，不用在展会临近时赶工；二是官方信息公布后，你已有的目标、诉求和画像可以直接拿去和主办方沟通，不用从头想。筹备期最忌讳的，是把”等官方消息”当成”什么都不用做”——两类准备要分清。
第一类·现在就能定：参展目标与主攻方向
不需要任何官方信息，现在就能回答的问题是：这次参展，公司主攻哪一类资源？
虹桥国际科技周可对接的资源大致分五类——客户与买家、资本与投资人、产业伙伴与供应链、园区与政企、国际机构与出海渠道。绝大多数企业不可能五类平均用力，筹备期正是想清楚优先级的时候：
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产品是 B2B 方案、需要销售线索的 → 主攻客户与买家；
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初创或成长早期、需要融资的 → 主攻资本与投资人；
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想进供应链、找合作方的 → 主攻产业伙伴；
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有落地建厂、对接招商需求 → 主攻园区与政企；
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出海或外企进中国 → 主攻国际机构。
定主攻方向时，可以顺带把”展后想要的结果”写下来（例如：完成 15 场一对一洽谈、约上 5 家投资机构、锁定 3 家高意向客户）。这些目标现在定下来，后面所有准备都围绕它展开。
为什么要现在定而不是等展会信息公布后再定？因为主攻方向是”你自己公司的事”，与展会进度无关——你的产品卖给谁、需要哪类资源、融资走到哪一步，这些答案只取决于你自己。展会信息公布的是”主办方提供什么”，而主攻方向决定的是”你要从中取什么”，前者晚到不影响后者先定。
第二类·现在就能定：合作诉求清单
目标定下来之后，第二步是把”想合作”写成具体清单。展会现场最常见的尴尬，是买家问”你们想找什么样的合作？”答不上来——筹备期就是避免这种尴尬的时间。
每条诉求按”对象 + 动作 + 可衡量结果”三要素写：
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要素
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要写清楚什么
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示例
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对象
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什么行业、什么角色、什么规模
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长三角汽车产业链的采购负责人
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动作
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希望现场完成什么
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完成 5 场一对一洽谈并交换资料
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结果
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可衡量的下一步
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促成 2 家进入方案演示阶段
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诉求清单控制在 5-10 条，按优先级排序。它既是后面所有材料的主线，也是展会沟通时明确传递的信号——对方是否符合你的诉求，一眼可判。写不出来的话，说明目标还没想清楚，正好用筹备期补上。
第三类·现在就能定：公司材料框架
公司介绍与技术演示不用等到临展再做，现在就能把框架搭好，后续按官方信息微调即可。重点是按对象分版本：
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一页纸版（给客户/买家）：公司是谁、核心产品与方案、服务过什么类型客户、怎么合作。控制在 1 页，30 秒能讲完；
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路演版（给投资人）：市场规模、解决方案、商业模式、团队、融资诉求与资金用途；
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合作版（给产业伙伴/园区）：业务布局、合作模式、落地需求、已有合作案例。
三个版本共用事实底座（成立时间、团队、产品线、资质），只是叙事重点不同。同时准备技术方案与演示素材：3 分钟版（展位过客用）与 10 分钟版（一对一洽谈用）两个演示脚本；能带实物的规划实物展示，不能带实物的准备 demo 视频与案例截图（虹桥国际科技周场地据公开信息为国家会展中心，大型综合展馆，具备承接大型实物展品展示的条件，以官方公布为准）。
筹备期材料准备的一个提醒：案例注意脱敏，涉及客户保密信息与未公开商务条款的一律不放；材料框架现在搭好，等展会信息公布后做针对性调整，而不是推翻重做。
框架搭好之后，可以按”三个版本 + 两套脚本 + 一组素材”的结构收口：三个版本是公司介绍（客户版、投资人版、合作版），两套脚本是 3 分钟与 10 分钟的演示流程，一组素材是案例页、demo 视频与产品实拍图。结构固定下来，后续的更新只是往既定位置替换内容，不会每次都要重新组织。
第四类·现在就能定：目标客户画像初稿
商务洽谈的配对质量取决于画像的精细度，而画像不需要等展会信息，现在就可以写：
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行业：细分到领域（如”汽车产业链的零部件采购”而非”制造业”）；
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角色：采购负责人、技术负责人、高管、投资人；
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规模：营收区间、人员规模、区域；
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场景：对方可能遇到的问题、你的方案对应哪个场景。
画像写不具体的常见原因，是把”目标客户”理解成”所有可能买我东西的人”。真正的画像是先列出最想服务的 5 类客户，各自补全四个维度，再按优先级保留前 2-3 类。展会商务洽谈细则公布后，直接拿这份画像去和主办方沟通配对需求，效率高得多。
要等消息的：配对细则、论坛议程、展位档位
以下准备动作依赖官方信息，现在不必急着做，但要列入观察清单，信息一公布就启动：
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提交配对需求：展会规划 2000 场一对一商务洽谈（规划口径，以官方公布为准），参展方展前提交目标客户类型，主办方按匹配逻辑安排时段与洽谈室。具体提交时间与流程，等主办方公布后按通知执行；
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论坛参与：六场论坛覆盖人工智能、未来出行及能源、智能基础设施、智能工业、生命科技和健康、创业生态，演讲与圆桌的筛选标准、议题申报时间等主办方会陆续公布；
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展位档位确认：光地、标准/豪华、初创各档的实际面积、位置与权益，需与主办方确认后确定；初创展位面向种子轮融资低于 8000 万元人民币（或等值当地货币）、员工少于 50 人、成立不超过 5 年的企业，符合条件的团队现在就可以准备申请材料。
这三类动作的共同点是”需要主办方确认”，筹备期做好前面的基础准备，等通知一到，就能快速落地。
建议把这三项做成一份简单的观察清单贴在团队共享文档里，每项标注”当前状态：待公布 / 已公布 / 已提交”。主办方每公布一项信息，就更新一次状态并触发对应动作——比如配对细则一公布，就把写好的客户画像提交上去；论坛议题申报一开放，就评估是否报名演讲。清单的存在，是为了让”等消息”不变成”漏消息”。
一张表对照：哪些现在做，哪些等通知
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准备事项
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现在就能做
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等官方信息公布后
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参展目标与主攻方向
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✅ 现在定优先级、写展后目标
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合作诉求清单
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✅ 现在写成 5-10 条
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公司介绍与演示框架
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✅ 现在搭框架、分版本
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按展会信息微调
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目标客户画像初稿
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✅ 现在写四维度画像
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提交给主办方做配对
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提交洽谈需求
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配对细则公布后按通知执行
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论坛演讲/圆桌申请
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议题申报时间公布后
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展位档位确认
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初创展位可先备申请材料
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与主办方确认档位与权益
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常见问题
Q：展会还在筹备期，现在准备会不会太早？ A：不会。目标、诉求、材料框架、客户画像这几类准备不受展会进度影响，现在做时间充裕、可以反复打磨；依赖官方信息（配对、论坛、展位）的动作才需要等通知。
Q：筹备期最优先做哪件事？ A：定参展目标与主攻方向，然后写合作诉求清单。目标决定资源往哪投，诉求清单决定洽谈方向，这两件事是后面所有准备的主线。
Q：公司介绍现在就要做完吗？ A：建议现在搭好框架并完成初稿（一页纸版、路演版、合作版），等展会信息公布后做针对性调整，而不是等到展期临近再从头做。
Q：商务洽谈的配对什么时候能提交？ A：展会规划 2000 场一对一商务洽谈，主办方按匹配逻辑安排时段与洽谈室；具体提交时间与流程以主办方公布为准，现在可以先把目标客户画像写好备用。
Q：初创企业现在能做什么？ A：确认是否符合初创展位标准（种子轮融资低于 8000 万元人民币或等值当地货币、员工少于 50 人、成立不超过 5 年），符合的话现在就可以准备申请材料与路演版公司介绍。
Q：如何跟进展会的最新信息？ A：官网 https://www.hongqiaotechweek.com/ 可提交参展意向、索取参展资料；官方公众号 HongqiaoTechWeek 虹桥国际科技周发布最新动态。